從適用范圍看，意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。要對重要問題作出全面中肯的分析，同時拿出切實可行的解決辦法和措施。
從行文機關看，意見屬黨政通用文種，各級機關均可使用。從行文方向看，意見既可用于下行文，向下級機關提出指導性的見解和處理辦法；也可用于上行文，向上級機關提出建議；或用于平行文，就某項工作提出建議，供對方參考。
需要強調的是，意見作為上行文時，只能用于對重要問題提出見解和處理辦法。所提意見如涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，經(jīng)協(xié)調仍不能取得一致時，主辦部門可列明各方依據(jù)，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關決定。上級機關一般按辦事程序和要求辦理。
作為上行文的意見。在實際工作中，此類意見往往作為上級機關決策的重要依據(jù)，一旦獲得上級機關批準后，即可以批準機關名義轉請有關部門貫徹執(zhí)行。
作為下行文的意見。明確要求下級機關貫徹執(zhí)行。
作為平行文的意見。對不相隸屬機關征求意見的回復，提出的意見供對方參考。

1.上行文的寫作要領。引言：簡單說明所報意見的由來，本機關所做的工作。可用“現(xiàn)將有關意見報告如下”過渡。
正文的兩種寫法：先一攬子說明問題和情況，再一攬子提出解決意見適用于問題較少、關聯(lián)度較高的情形；逐條提出問題和解決意見適用于問題較多、關聯(lián)庋較低的情形。

2.下行文寫作要領。下發(fā)意見應有利于下級機關貫徹執(zhí)行，因此層次應清晰，內容既要有宏觀指導性，又要力求具體，最好分條敘述。
引言：簡單說明意見的意義、目的（如對某些方面進行指導，深入貫徹某部法律法規(guī)等），可用“現(xiàn)就****工作提出以下意見”過渡。
正文：指導思想、工作目標和任務；一般由粗到細逐條敘述內容（規(guī)劃、方案、機構、人員、經(jīng)費等）；對下級機關提出的要求（報送方案、成立機構、納入財政預算等）。

3.平行文意見的寫作要領。因所提意見供對方參考，撰寫時注意語氣得當。
引言：簡單說明所提意見的由來（如根據(jù)領導批示或來函商洽事項等），本機關所做的工作（如進行了哪些調查研究等），可用“現(xiàn)提出以下意見”或者“現(xiàn)將有關意見回復如下”過渡。
正文的幾種寫法：直接提出本部門意見供對方參考；先說問題的和情況，再說本部門意見適用于問題較少、關聯(lián)度較高的情形；逐條說明問題，并提出解決意見適用于問題較多、關聯(lián)度較低的情形。